Vous envisagez de mettre en place un service de location de vélos pour vos salariés ? Votre équipe paie se pose sûrement des questions sur la gestion administrative : du traitement social à la mise en place sur la fiche de paie de la location. Nous revenons sur ces différents points avec notre cliente Sophie Lasson, Directrice Paie et Administration du personnel pour le groupe Accor.
1) Retour sur le fonctionnement contractuel de Zenride
Le fonctionnement contractuel du service Zenride est similaire à celui de vos contrats de location longue durée automobile.
Voici les étapes résumées :
- Etape 1 : l’entreprise et Zenride signent un dossier d’adhésion qui définit les conditions pour les salariés
- Etape 2 : le service est lancé dans l’entreprise auprès des salariés
- Etape 3 : chaque salarié choisit le vélo qui lui convient auprès d’un partenaire agréé Zenride
- Etape 4 : chaque vélo fait l’objet d’un contrat de location et services individuel
- Etape 5 : le vélo est livré et la mise en place de la contribution du salarié est réalisée en paie.
L’équipe Zenride vous accompagne tout le long de la définition de l’offre à destination de vos salariés, pendant le déploiement et toute la durée du contrat.
2) Un salarié prend un vélo, comment cela fonctionne-t-il concrètement avec les équipes RH et la gestion de la paie ?
Le moment tant attendu est arrivé : le premier salarié de votre entreprise va se lancer et s’inscrit au service. Quelles sont les étapes successives du parcours d’inscription qu’il va suivre et et celles de l’équipe Ressources Humaines ?
Retrouvez ci-dessous les étapes du parcours et un peu plus bas l’interview de Sophie Lasson, Directrice Paie et Administration du personnel pour le groupe Accor.
1. Inscription et vérification du dossier RH
Dès l’inscription du salarié, l’équipe Ressources Humaines désignée dans le dossier d’adhésion reçoit une notification e-mail qui l’invite à valider la demande d’accès au service du salarié. A ce stade une vérification du dossier RH du salarié est réalisée par les équipes de l’entreprise pour identifier un éventuel conflit ou une période d’essai qui ne serait pas terminée.
2. Validation de l’accès et signature des documents administratifs
Si les conditions sont remplies, alors la validation d’accès se fait en un clic sur la plateforme Zenride. Le salarié va passer à l’étape de la signature électronique de ses documents administratifs : l’autorisation de prélèvement sur salaire ainsi que la charte d’utilisation du service.
3. Choix du vélo et contractualisation
Le salarié peut choisir son vélo auprès d’un partenaire agréé Zenride. Lorsque la commande est confirmée par le salarié et vérifiée par Zenride, l’équipe Ressources Humaines possédant le pouvoir de signature est invitée par notification e-mail à signer électroniquement les contrats de location et services.
4. Ajout de la contribution du salarié sur la fiche de paie
Le service paie ajoute une ligne dans la fiche de paie pour la redevance du salarié avec une occurrence de 36 mois. Le montant à prélever est indiqué par la plateforme Zenride pour chaque salarié.
Retrouvez ci-dessous l’explication de la répartition du coût entre l’entreprise et le salarié ainsi que les modalités de calcul. Ces calculs sont totalement gérés par notre plateforme en ligne.
Exemple d'export paie
Exemple de fiche de paie
3) Quel est le niveau de service proposé par Zenride pour la gestion administrative du service par les équipes Ressources Humaines ?
Dans un premier temps, lors de la définition du dossier d’adhésion notre équipe vous accompagne sur vos questions juridiques et techniques. Quelques points reviennent régulièrement et voici quelques rappels :
- La location de vélo via l’entreprise est cumulable avec les autres dispositif de transport (titre de transport, etc.), sans limite.
- La location de vélo via l’entreprise est un avantage en nature qui n’est pas pris en compte pas l’URSSAF.
- Le salarié peut contribuer jusqu’à 30% au coût réel du service par une redevance sur son salaire net.
Nous avons travaillé avec les équipes Ressources Humaines pour rendre le plus simple possible la gestion du service au quotidien. Voici les différents services proposés :
- Export mensuel des salariés inscrits au service avec la contribution à mettre en place sur le salaire net. Nous vous conseillons de mettre une occurrence de 36 mois sur les fiches de paie des salariés inscrits.
- Vous êtes alerté.es des entrées et sorties de parc mensuelles.
- Vous recevez un export de suivi chaque fin d’année sur l’ensemble des coûts associés à Zenride (révision, assurance) ainsi que le document CERFA à transmettre lors de la déclaration des impôts sur les sociétés.
Retrouvez ci-dessous l’explication de la répartition des charges ainsi que les modalités de calcul de la contribution des salariés.
4) Comment sont répartis les coûts entre l’entreprise et le salarié ? Comment est calculée la contribution du salarié ?
Lors de la mise en place d’un contrat de location via l’entreprise, les charges sont réparties entre les différentes parties prenantes : le salarié et l’entreprise. Cette dernière peut bénéficier d’une réduction fiscale. Retrouvez ci-dessous les explications.
Distribution des charges entre les parties prenantes
*si l’entreprise paye moins de 70%, il ne pourra pas toucher la réduction fiscale de 25%
*si l’entreprise prend plus de 70% du vélo, sa réduction fiscale sera à hauteur de la charge qu’il prend
Modélisation loyer pour un vélo premium (prix public à 2800€ TTC)
5) Questions et réponses avec Sophie Lasson : Directrice Paie et Administration du personnel pour le groupe Accor
Nous n’avons pas eu de retours négatifs de la part des collaborateurs qui s’inscrivent au service.
Je n’ai pas de remarque particulière à faire de ma part ou de la part des équipes opérationnelles.
Ce que vous proposez c’est du clés en main, l’équipe paie a tout ce dont elle a besoin.
Je m’assure auprès du référent RH de la Business Unit du salarié concerné que celui-ci n’est pas en période d’essai et n’a rien de particulier sur son dossier (un départ prévu, un conflit, etc.)
A ce stade, je ne me connecte pas sur la plateforme Zenride, je transfère simplement le mail de notification d’inscription que je reçois de Zenride au bon référent RH selon le salarié.
Pour savoir à qui je dois transférer l’e-mail, je consulte ma base de données Paie et trouve le périmètre sur lequel le salarié est rattaché. Je transfère ensuite le mail au RH référent.
Je me base sur le Prénom Nom pour trouver l’information dans la base de données. Je ne me sers pas du matricule.
Une fois que j’ai un retour positif du RH du périmètre, je valide l’inscription.
Si un salarié s’est trompé de périmètre à l’inscription alors la réaffectation est très simple.
Cette étape de validation de l’inscription est très rapide de mon côté, elle me prend 3 secondes.
Je reçois la notification par mail d’un nouveau contrat à signer. Je me connecte sur la plateforme et souvent par curiosité je vais regarder le vélo choisi par le salarié en question.
Je signe électroniquement et c’est très simple.
Je regarde ce qu’a pris le collaborateur par curiosité et je signe sans me poser de question.
C’est hyper simple et rapide, et ça me convient très bien comme ça.
Ce qui m’intéresserait au niveau des contrats c’est de pouvoir tous les exporter d’un coup, ainsi que toutes les factures liées à Zenride. J’anticipe les demandes de la direction financière et des auditeurs en fin d’année. Les informations sur la réduction d’impôts sont aussi intéressantes
Je ne suis pas au courant de la livraison d’un nouveau vélo. Je le vois dans l’export paie à chaque fin de période.
D’ailleurs, je trouve ça très bien d’avoir la flexibilité pour la date des exports pour la paie. Nous pouvons le calibrer sur nos exigences.
Cela me va très bien d’avoir tout sur l’export, je n’ai pas besoin d’être notifiée de chaque livraison.
Oui, c’est super simple.
Ce n’est pas moi personnellement qui m’en occupe. Ce sont les responsables administratifs qui sont dispatchés par périmètre. J’ai 4 responsables administratifs qui savent le faire, et ils le font à tour de rôle en fonction des mois.
C’est très rapide à mettre en place pour ces personnes, cela ne prend pas de temps.
Dans le système de paie on met le montant de la redevance indiquée dans l’export et la date de fin du prélèvement sur le salaire.
Le fait que ce soit sur le net à payer fait que c’est très simple à gérer.
Oui.
On a fait une demande spécifique pour avoir la ligne sur la fiche de paie auprès du logiciel ADP. Nous avons demandé l’ajout d’une rubrique « vélo » pour Zenride, cela nous a coûté 1 ou 2 jours de développement et ADP nous a facturé ces jours.
De plus, nous avons demandé auprès de la comptabilité en interne l’ouverture d’un compte de classe 4 pour affecter la charge Zenride. Nous avons eu un retour rapide de la part de nos équipes.
Pour le FMD nous avons réutilisé la ligne « transports en commun » que nous avons fait renommer par ADP en forfait mobilités durables. C’est une ligne distincte du « vélo Zenride ».
15 minutes par vélo, c’est mon ressenti. C’est réparti sur plusieurs personnes.
Nous sommes 4 personnes : le Responsable des Ressources Humaines référent, l’administratif/paie, et la comptabilité et moi-même.
Non, car nous avons été mis dans la boucle dès le début du projet. L’important c’est d’impliquer toutes les personnes de la paie sur le projet pour que cela ne soit pas une surprise.
Oui, cela me va très bien on a que les nouveaux, et c’est top. Il nous faudrait également les sorties (départs, vols).
J’aimerai avoir une vue par site ou groupe, par exemple Accor SA.
A ce stade, je n’ai besoin de rien. A voir, quand on sera sur la partie sortie de parc etc.
Par contre, je suis intéressée pour avoir un récapitulatif des coûts globaux, aussi bien d’un point de vue salarié que pour l’entreprise.
