Vous envisagez de mettre en place un service de location de vélos pour vos salariés ? Votre équipe paie se pose sûrement des questions sur la gestion administrative : du traitement social à la mise en place sur la fiche de paie de la location. Nous revenons sur ces différents points avec notre cliente Sophie Lasson, Directrice Paie et Administration du personnel pour le groupe Accor.

Retour sur le fonctionnement contractuel de Zenride

Le fonctionnement contractuel du service Zenride est similaire à celui de vos contrats de location longue durée automobile.

Voici les étapes résumées :

• Etape 1 : l’entreprise et Zenride signent un dossier d’adhésion qui définit les conditions pour les salariés
• Etape 2 : le service est lancé dans l’entreprise auprès des salariés
• Etape 3 : chaque salarié choisit le vélo qui lui convient auprès d’un partenaire agréé Zenride
• Etape 4 : chaque vélo fait l’objet d’un contrat de location et services individuel
• Etape 5 : le vélo est livré et la mise en place de la contribution du salarié est réalisée en paie.

L’équipe Zenride vous accompagne tout le long de la définition de l’offre à destination de vos salariés, pendant le déploiement et toute la durée du contrat.

Un salarié prend un vélo, comment cela fonctionne-t-il concrètement avec les équipes RH et la gestion de la paie ?

Le moment tant attendu est arrivé : le premier salarié de votre entreprise va se lancer et s’inscrit au service. Quelles sont les étapes successives du parcours d’inscription qu’il va suivre et et celles de l’équipe Ressources Humaines ?

Retrouvez ci-dessous les étapes du parcours et un peu plus bas l’interview de Sophie Lasson, Directrice Paie et Administration du personnel pour le groupe Accor.

Inscription et vérification du dossier RH

Dès l’inscription du salarié, l’équipe Ressources Humaines désignée dans le dossier d’adhésion reçoit une notification e-mail qui l’invite à valider la demande d’accès au service du salarié. A ce stade une vérification du dossier RH du salarié est réalisée par les équipes de l’entreprise pour identifier un éventuel conflit ou une période d’essai qui ne serait pas terminée.

Validation de l’accès et signature des documents administratifs

Si les conditions sont remplies, alors la validation d’accès se fait en un clic sur la plateforme Zenride. Le salarié va passer à l’étape de la signature électronique de ses documents administratifs : l’autorisation de prélèvement sur salaire ainsi que la charte d’utilisation du service.

Choix du vélo et contractualisation

Le salarié peut choisir son vélo auprès d’un partenaire agréé Zenride. Lorsque la commande est confirmée par le salarié et vérifiée par Zenride, l’équipe Ressources Humaines possédant le pouvoir de signature est invitée par notification e-mail à signer électroniquement les contrats de location et services.

Ajout de la contribution du salarié sur la fiche de paie

Le service paie ajoute une ligne dans la fiche de paie pour la redevance du salarié avec une occurrence de 36 mois. Le montant à prélever est indiqué par la plateforme Zenride pour chaque salarié.

Retrouvez ci-dessous l’explication de la répartition du coût entre l’entreprise et le salarié ainsi que les modalités de calcul. Ces calculs sont totalement gérés par notre plateforme en ligne.

Exemple d'export paie

Exemple de fiche de paie

Quel est le niveau de service proposé par Zenride pour la gestion administrative du service par les équipes Ressources Humaines ?

Dans un premier temps, lors de la définition du dossier d’adhésion notre équipe vous accompagne sur vos questions juridiques et techniques. Quelques points reviennent régulièrement et voici quelques rappels :

• La location de vélo via l’entreprise est cumulable avec les autres dispositif de transport (titre de transport, etc.), sans limite.
• La location de vélo via l’entreprise est un avantage en nature qui n’est pas pris en compte pas l’URSSAF.
• Le salarié peut contribuer jusqu’à 30% au coût réel du service par une redevance sur son salaire net.

Nous avons travaillé avec les équipes Ressources Humaines pour rendre le plus simple possible la gestion du service au quotidien. Voici les différents services proposés :

• Export mensuel des salariés inscrits au service avec la contribution à mettre en place sur le salaire net. Nous vous conseillons de mettre une occurrence de 36 mois sur les fiches de paie des salariés inscrits.
• Vous êtes alerté.es des entrées et sorties de parc mensuelles.
• Vous recevez un export de suivi chaque fin d’année sur l’ensemble des coûts associés à Zenride (révision, assurance) ainsi que le document CERFA à transmettre lors de la déclaration des impôts sur les sociétés.

Retrouvez ci-dessous l’explication de la répartition des charges ainsi que les modalités de calcul de la contribution des salariés.

Comment sont répartis les coûts entre l’entreprise et le salarié ? Comment est calculée la contribution du salarié ?

Lors de la mise en place d’un contrat de location via l’entreprise, les charges sont réparties entre les différentes parties prenantes : le salarié et l’entreprise. Cette dernière peut bénéficier d’une réduction fiscale. Retrouvez ci-dessous les explications.

Distribution des charges entre les parties prenantes

*si l’entreprise paye moins de 70%, il ne pourra pas toucher la réduction fiscale de 25%
*si l’entreprise prend plus de 70% du vélo, sa réduction fiscale sera à hauteur de la charge qu’il prend

Modélisation loyer pour un vélo premium (prix public à 2800€ TTC)

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