Vélo en entreprise les 4 outils à disposition des employeurs

Les entreprises se soucient de plus en plus du bien être de leurs salariés et les trajets domicile-travail sont dorénavant identifiés comme un levier d’action considérable pour l’améliorer. Elles sont donc nombreuses à faire le pas vers la mise en place d’une offre de vélo dans leur organisation, mais beaucoup se demandent comment faire et quel(s) dispositif(s) de vélos en entreprise choisir ?

Vélo en libre-service, forfait mobilité durable, aide à l’achat du vélo ou encore location de vélos personnels… Autrement dit, il existe de multiples outils à disposition des employeurs pour mettre en place ou favoriser l’adoption du vélo par les salariés. Pas de panique, pour aider les employeur à sortir de cet embarras du choix nous avons concocté une présentation de chacun de ces dispositifs ainsi qu’un comparatif (avantages/inconvénients) accompagné d’une fourchette budgétaire.

  1. Le vélo en libre service
  2. Le forfait mobilité durable, anciennement IKV
  3. L’aide à l’achat
  4. La location de vélos personnels

1. Le vélo en libre service pour pousser le vélo en entreprise

Velo en libre service VLS

Présentation du service

Lorsqu’on pense au vélo en entreprise, l’image d’une flotte de vélos en libre-service nous vient rapidement en tête, comme ceux qu’on a l’habitude de voir en ville ou en gare. C’est probablement ainsi que cet outil reste le plus communément envisagé par les entreprises. 

Ce service met à disposition de tous les salariés d’un site des vélos électriques (ou non) tous identiques. Comment ça marche ? Un opérateur installe sur le site de l’entreprise une borne de parking et de recharge connectée et y place les vélos en libre-service. D’ailleurs, plus le nombre de vélos en libre service est important, plus la borne sera conséquente et prendra de la place dans le parking. Pour accéder aux vélos, les salariés font leur demande auprès de l’administrateur du service dans l’entreprise pour une première inscription. Ils ont ensuite accès à une interface de réservation des vélos. À chaque fois qu’un salarié souhaite emprunter un vélo, il doit renouveler sa réservation sur l’interface dédiée. Enfin, à la fin de son utilisation le salarié repositionne le vélo en libre-service sur la borne afin de le rendre disponible à un nouvel utilisateur.

La borne de vélos en libre-service est parfaitement adaptée à un usage ponctuel du vélo pour essayer le vélotaf sur un trajet domicile-travail sur quelques journées ou pour faire une course pendant la pause midi.

Budget :

À partir de 200€ par mois.  Pour en savoir plus sur les tarifs de vélos en libre-service, contactez-nous.

Avantages :

  • Sans engagement pour le salarié : il peut utiliser le vélo quand bon lui semble
  • Gratuité du service pour le salarié : il ne paye rien pour utiliser le service 

Inconvénients :

  • Coût élevé : il faut compter au total le coût par vélo auquel on ajoute l’investissement en infrastructure, à savoir un parking équipé de bornes d’accueil et de recharges. L’impossibilité de faire participer le salarié compte également.
  • Installation : un peu de terrassement, du béton et de la connectique sont à prévoir pour accueillir la station.
  • Indisponibilité des vélos : gratuité rime avec saturation rapide du système. 5 à 10 vélos suffisent rarement à satisfaire les salariés d’un site et très souvent ce système peut créer de la frustration.
  • Réservation des vélos pénible : les salariés voulant utiliser ce moyen de déplacement au quotidien doivent effectuer la demande tous les jours.
  • Utilisateurs doivent se partager les vélos : les salariés n’ont pas le vélo idéal pour leur usage ou leur morphologie
  • Dégradation du matériel plus rapide : qui dit vélos à dispositions de tous, dit vélos qui ne sont pas utilisés avec soin ou entretenus.

2. Le forfait mobilité durable, anciennement Indemnité Kilométrique Vélo (IKV), appliqué au vélo en entreprise

Forfait mobilité durable, l'ancien IKV

Présentation du concept

Mettre en place des vélos sans en fournir un seul, c’est ce en quoi consiste un forfait mobilité durable. Le forfait mobilité durable vient absorber l’ancien dispositif appelé indemnité kilométrique, et rehausser son plafond par la même occasion. Le forfait mobilité durable est une exonération applicable à tous les salariés utilisant le vélo. En effet, il permet à l’entreprise de s’exonérer des cotisations sociales dans une limite d’un plafond fixé à 400€ par an. Toutefois, il vaut mieux éviter de dépasser ce plafond. Si c’est le cas, le surplus devra être pris en charge par l’employeur et sera soumis aux différents prélèvements sociaux. La somme versée au total par l’employeur sera exonérée d’impôt sur le revenu pour le salarié. Néanmoins, il existe quelques conditions pour qu’il puisse être mis en place. Il peut être mis en place à l’issu d’un accord entre l’employeur et le corps syndical ou suite à l’approbation du CE ou des délégués du personnel s’ils sont en place dans l’organisation.

Le forfait mobilité durable se prête davantage à un site où les salariés vont fréquemment changer de mode de transports : un jour du covoiturage et l’autre la voiture personnelle ou les transports publics. Dès lors, il est compliqué à mettre en place administrativement.

Budget :

Jusqu’à 33,30€ par mois (exonérés de charges sociales), par vélo. Pour en savoir plus sur les exonérations du forfait mobilité durable, contactez-nous.

Avantages :

  • Avantageux pour l’employeur comme pour le salarié
  • Soutien pour les salariés déjà cyclistes : en effet, le forfait mobilité durable est une incitation financière, et ce à la bonne surprise des salariés déjà cyclistes qui ne risqueront pas d’arrêter de pédaler.

Inconvénients :

  • Non éligible à une réduction fiscale : le forfait mobilité durable, étant considéré comme un remboursement, ne permet pas à l’employeur de bénéficier d’un avantage fiscal, tout comme le versement de salaires. Le forfait mobilité durable impose donc une prise en charge intégrale des 400 €, contrairement au vélo de fonction dont la prise en charge réelle est bien plus inférieure au prix suite à une réduction fiscale.
  • Incitation économique très faible : contrairement aux salariés déjà cyclistes, le reste des salariés seront difficilement séduits par cette option. Le plafond du forfait mobilité durable ne représente quasiment rien par rapport à l’investissement initial nécessaire pour s’équiper d’un bon vélo et des bons accessoires.
  • Suivi administratif lourd : afin d’effectuer les bons versements pour chacun des salariés, l’entreprise doit effectuer un suivi des justificatifs, que le salarié enverra, et allouer le bon montant.
  • Impact sur la marque employeur faible : le forfait mobilité durable permet au salarié de faire des substitutions entre ses moyens de transports mais ne permet pas d’aider réellement le salarié à affronter une problématique quotidienne.

3. L’aide à l’achat d’un vélo en entreprise

Aide à l'achat de vélo

Présentation de l’aide

L’aide à l’achat c’est tout simplement la possibilité de bénéficier d’une réduction sur l’achat d’un vélo sur présentation d’une facture émanant d’un commerçant agréé. Les salariés peuvent y avoir recours par le biais du Comité d’Entreprise qui propose souvent des bons d’achat ou réductions dans certaines enseignes commercialisant des vélos.

L’aide à l’achat correspond à une entreprise où un nombre minimum de salariés est susceptible de s’intéresser à l’utilisation d’un vélo au quotidien.

Budget : 

En moyenne entre 500€ et 800€ par vélo. 

Avantages :

  • Aucune gestion : la mise en place et le suivi de cette offre sont très souvent déléguées au Comité d’Entreprise 

Inconvénients :

  • Incitation très faible à utiliser le vélo : le salarié doit tout de même sortir de sa poche les 1 500 € manquants pour pouvoir s’équiper de façon adéquate.
  • Coût élevé pour l’entreprise :  l’employeur devra rembourser comptant les aides à l’achat au fil de l’eau.

4. Service de location de vélos personnels en entreprise

comment choisir son vélo

Présentation du service

Les salariés sont de plus en plus demandeurs d’un type de service qui leur permet de se procurer le vélo de leur choix via leur entreprise et de bénéficier de services additionnels : il s’agit de la location de vélo personnel d’entreprise.

Dans le cas de la location de vélo personnel d’entreprise, le salarié se procure le vélo de son choix par le biais de son entreprise qui le financera à 70% par une location longue durée avec services. 

Comment ça marche ? C’est simple, l’entreprise conclut des contrats de location pour chaque salarié voulant disposer d’un vélo de fonction avec une entreprise prestataire spécialisée dans le vélo personnel d’entreprise et de fonction. Ensuite, le salarié se rend alors dans un des magasins partenaires du prestataire pour y choisir et louer son propre vélo. Enfin, Il paiera environ 30% de la location et des services inclus, le reste étant pris en charge par son employeur qui profitera d’une déduction fiscale de 25%. D’ailleurs, le vélo de fonction n’est pas considéré comme un avantage en nature et n’est donc pas imposable sur le revenu. 

Le vélo personnel d’entreprise est un vrai facteur d’amélioration du bien être au travail puisqu’il permet au salarié de s’équiper de son propre vélo avec une aide notable de son employeur. De plus, le salarié bénéficie de services additionnels auxquels son employeur aura souscrit pour son compte.

Budget :

À partir de 18€ TTC par mois, par vélo pour l’employeur. Pour en savoir plus sur les tarifs du vélo personnel d’entreprise, contactez-nous.

Avantages :

  • Gestion du service totalement déléguée à l’entreprise prestataire
  • Services d’assistance, assurance, et entretien inclus
  • Choix d’un vélo strictement personnel : les salariés ont la possibilité de choisir un vélo à leur goût et correspondant à leur besoin (vélo électrique, vélo de ville, vélo pliable, etc.) et auront de ce fait chacun un vélo personnalisé (et ne risqueront sûrement pas de se les échanger !)
  • Qualité : les vélos sont haut de gamme, et ce n’est pas tout ! Le salarié qui se rend en magasin bénéficie également de l’expertise d’un conseiller de vente passionné.
  • Contrat de location avec achat possible à la clé : une fois le contrat de location achevé,  le salarié va soit racheter le vélo, soit le déposer en magasin. Le salarié a alors la possibilité de repartir avec un vélo neuf, tous les 3 ans.
  • Prise en charge partielle : votre entreprise ne paiera que 70% sur le vélo et les services et bénéficiera d’une réduction fiscale.
  • Avantage fiscal : les contrats de location sont éligibles à la réduction fiscale. À titre d’exemple, le prix d’un vélo de fonction qui s’élèverait à 1 000 € par an et par salarié, serait réellement de 750 € par an et par salarié, à l’inverse du forfait mobilité durable, non éligible à la réduction fiscale, qui par conséquent coûterait réellement 400 € pour l’entreprise. De plus, l’entreprise mettant en place des vélos de fonction, n’a aucun plafond de participations. 
  • Absence de cotisations sociales : le vélo de fonction étant une charge fixe pour l’entreprise, tout comme un loyer de bureau, il n’y a donc aucune cotisation même si l’entreprise prend en charge le vélo pour 10 000 € par an par salarié.
  • Service cumulable au remboursement du titre de transport : puisque le vélo de fonction est un avantage en nature, les entreprises peuvent bien évidemment le cumuler avec la prise en charge du titre de transport, et ce sans limite de participations.
  • Service inclusif : contrairement à la voiture de fonction, le vélo de fonction est accessible à tous les salariés.
  • Meilleure reconnaissance des salariés : une telle mesure prise par votre entreprise fera preuve d’un réel engagement, puisqu’elle incite les salariés à utiliser leur vélo à des fins professionnelles mais aussi à des fin personnelles.
  • 0 stock : la location par salarié vous évite d’acheter trop ou pas assez.
  • Prix modulables : vous êtes décideurs sur les prix et avez la possibilité d’établir votre budget.

Inconvénients :

  • Service pas totalement gratuit pour le salarié : ici les salariés paient 30% mais cela vient également les responsabiliser dans la démarche.
  • Pas aussi intéressant pour les salariés cyclistes : les salariés disposant déjà d’un vélo ne se sentiront  pas concernés par cette initiative. Cependant ils sont libres de sauter sur l’occasion pour avoir un modèle neuf dernier cri, et ce à un prix plus qu’intéressant.

Au terme de l’analyse, parmi tous les services disponibles aux entreprises, il apparaît que plus le service est personnalisable à chaque salarié, plus il correspond à ses attentes. De ce fait, le nombre de cyclistes au sein de votre entreprise sera également plus important. Par ailleurs, l’impact sur la reconnaissance du salarié envers les actions mises en place par son employeur sont également à prendre en compte pour un retour sur investissement maximum. Agir sur les trajets domicile-travail est une réelle opportunité pour l’entreprise d’avoir un impact fort sur le bien-être au quotidien.

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